إعداد وكتابة الرسائل والتقارير
( الدكتور عبالله الخالدي )
الهدف التدريبي للوحدة
تنمية مهارات إعداد وكتابة الرسائل وفق الشروط الشكلية
والموضوعية لتحقيق متطلبات العمل، والنجاح الشخصي في الوظيفة.
في نهاية هذه المادة
التدريبة على
- أنواع الكتابة الإدارية التي يجب أن يلم بها
الموظف.
- مدى أهمية إعداد الرسائل في الأعمال الإدارية.
- كيفية إعداد الرسالة من حيث شكلها، ومواصفاتها.
- أنواع المراسلات المستخدمة في الأجهزة
الحكوميةوالخاصة.
- الشروط الشكلية، والموضوعية للمراسلات.
أنواع الكتابة الإدارية
|
ويتوقف درجة نجاح
الموظف الرسمي ، على درجة ومستوى اتقانه لتلك
المهارات، وخاصة في الأساس الكتابة، والحديث.
فالذين يستطيعون أن يعبروا عن أنفسهم بالكتابة، يحققون نجاحاً كبيراً في
العمل، والمجتمع، والذين يستطيعون التعبير عن أنفسهم بالحديث، من خلال إدارة
الاجتماعات، والتوجيه الشفوي والخطابة، يحققون نجاحاً كبيراً في الإدارة والقيادة.
ولكن
ما هي أنواع الكتابة الإدارية المطلوبة في الوظائف؟
|
وسوف نذكر
في هذه الوحدة التدريبية، على المراسلات، وبناء مقومات تدريبية تطبيقية لتحقيق
النجاح والتطور في إعداد وكتابة الرسائل.
أهمية كتابة الرسائل
· تعتبر الرسائل أهم وسائل نقل المعلومات
والأفكار والحلول في الأعمال المكتبية.
· الرسالة شكل توثيقي مهم في الأعمال الرسمية
الحكومية، وفي الأعمال التجارية.
· لا يمكن تصور نجاح الموظف والسكرتير اليوم دون
إتقانه مهارات الكتابة وإلمامه بالحاسب الآلي .
· تعتبر الرسالة وثيقة إدارية ووسيلة لنقل المعلومات من
مستوى إداري إلى مستوى إداري آخر.
· تعرض الرسالة فكرة الإدارة أو القسم نحو مشكلة أو
موضوع ما ، وتقديم مقترحات تؤدي إلى حلول للمشكلة.
· الرسالة الجيدة تولد تأثيراً كبيراً على قارئها، وهي
مرآة لكاتبها أو للجهة التي تمثلها.
· الرسالة
تُكوِّن الانطباع الجيد لدى القارئ لجودتها، وشكلها، وتنسيقها، ودقة معانيها
وتأثيرها.
مواصفات
كتابة الرسائل
1-
كتابة
الرسائل الرسمية هي كتابة بلغة أدبية
الجواب
: خطأ.
لا
يتطلب الأمر أن تكون أديباً لتنجح
في كتابة الرسائل. فالرسالة الرسمية ليست قطعة أدبية مليئة بالخيال والجمال اللفظي
وإنما هي أسلوب منطقي علمي متدرج في نقل
المعلومات ومؤثر في طريقة عرضها بالأرقام والدلائل. ولكن الكاتب الذي يملك مفردات لغوية
متعددة يجيد استخدامها في مواقعها المحددة، يملك قدرة أفضل في عرض الرسالة.
صح
خطأ 2- لا تختلف صياغة الرسالة في موضوع من
شخص لآخر.
الجواب : خطأ.
الناس يختلفون في
أسلوبهم، وما يملكونه من مفردات وطرق عرض ، اكتسبها كل فرد من خلال تعليمه وخبرته وممارسته وهواياته، ولكن الرسالة تتطلب
مهارة وقدرة في عرض الأخبار والمعلومات والحقائق بلغة سهلة متدرجة وبدون حشو لفظي.
صح
خطأ 3-
الرسالة تتضمن موضوعاً واحداً وليس عدة مواضيع.
الجواب : صــح
فالرسالة
يجب ألا تتضمن موضوعات متعددة
وإنما موضوعاً واحداً يتم الرد عليه، واستعمال تفاصيله. فلا يتم إعداد رسالة لشؤون
الموظفين بنقل خدمات موظف، وتضمين نفس الرسالة انتداب موظف آخر للعمل في مدينة
أخرى.
صح خطأ 4- ليس
مهماً أن تكون للرسالة افتتاحية، ومقدمة،وخاتمة لها.
الجواب : خطأ.
لابد
من مراعاة الأجزاء الأساسية للرسالة، حيث تتضمن الافتتاحية، ومتن الرسالة بفقراته،
وخاتمته وسيتم تفصيل هذه الجوانب في الشروط الموضوعة للرسالة.
وعلى ضوء المناقشة السابقة يمكن تلخيص مواصفات
الرسالة الجيدة في النقاط التالية :-
1-
الرسالة
هي لغة رسمية رصينة علمية متدرجة في عرض المعلومات، وليست قطعة
أدبية.
2-
صياغة الرسالة
مهارة تتخللها معرفة وممارسة وخبرة مستمرة.
3-
صياغة الرسالة
تحتاج إلى تحديد واضح لمضمون الرسالة.
4-
الرسالة
تحتاج إلى وضوح ومباشرة في استخدام كلمات لا تقبل التأويل.
5-
الرسالة
تحتاج إلى عناية في الصياغة الإملائية واللغوية.
وبعد
استعراض مواصفات الرسالة الجيدة، يأتي السؤال عن أهم قواعد كتابة الرسائل , وهي
q
ضرورة
الإشارة للرسالة الواردة من رسالة سبق إرسالها من قبل الإدارة.
q
التسلسل
المنطقي لفقرات الرسالة.
q
تزويد
الرسالة بكافة البيانات والمعلومات.
q
تجنب
الإطالة والإسهاب والتكرار.
q
اعتبار
مقدمة الرسالة، مدخلاً مهماً لربط أحداث الموضوع.
q
اعتبار
خاتمة الرسالة، تحديداً دقيقاً لما هو مطلوب وتوصيات بالحلول.
q
تجنب
العبارات الدالة على الأمر والنهي و إذا
كانت الرسالة رداً على رسالة واردة، فيكون الرد بطريقة مرتبة حسب نقاط الرسالة
الواردة.
q
أنواع المراسلات
◘ الرسالة الخارجية
|
وسيلة اتصال مكتوبة يتم تبادلها بين
جهاز حكومي وجهاز
حكومي آخر، أو بين جهاز حكومي وجهة أخرى في القطاع الخاص. أو بين مؤسسة خاصة
وأخرى.
|
|||
◘ الرسالة الداخلية
|
وسيلة اتصال مكتوبة يتم تبادلها في
داخل الجهاز الواحد , أو بين إدارات وأقسام الجهاز الواحد.
|
|||
◘ مذكرة داخلية
( مذكرة إحالة معاملة )
|
وسيلة اتصال مكتوبة يتم إرفاقها
بالمعاملة، مع التوجيه للجهة، والشرح بالمطلوب.
|
|||
◘ التعميم
|
وسيلة اتصال مكتوبة توجه للمستويات
الإدارية المختلفة، وتتضمن تعليمات إدارية ومالية أو تفسيراً، بشأن العمل.
|
|||
◘ القرار
|
إصدار الإدارة بما تملكه من سلطة
بمقتضى اللوائح في تعيين أو إنشاء وغير ذلك.
|
|||
◘ المرسوم الملكي
|
إرادة ملكية بالموافقة على موضوع معين
سبق عرضه على مجلس الوزراء وأقره. مثال: الأنظمة – المعاهدات – الاتفاقيات.
|
|||
◘ الأمر الملكي
|
وهو القرار المكتوب والخاص بممارسة
الملك لصلاحياته دون عرضه على مجلس الوزراء مثل التعيينات.
|
|||
◘ الرسالة الإلكترونية
|
رسالة يتم تلقيها من خلال البريد
الإلكتروني، تتضمن أعمالاً رسمية أو إخبارية أو معلوماتية خاصة بالعمل.
|
|||
◘ النموذج
|
عبارة عن بيان يحتوي على معلومات
ثابتة، وأمامها فراغات، تعبأ بمعلومات متفرقة .. مثال: الفواتير – الاتصالات –
سجلات – تذاكر.
|
أجزاء الرسالة
تمثل الرسالة عنوان تقدم وتطور الجهاز
الإداري، بل إن الرسالة الجيدة والمعدة جيداً تعطي سمعة طيبة للمنظمة،
ودخلاً وعملاً تجارياً متفوقاً، لذا يجب الاهتمام بالتالي
:
1-
الاعتناء
بأجزاء الرسالة.
2-
الاعتناء
بالناحية الشكلية للرسالة( كورق الرسالة , ومقاسه , والطباعة , والهوامش والتي
يتم استعراضها في 9/3/6).
3-
الاعتناء
بالناحية الموضوعية للرسالة ( كوضوح الرسالة , وإيجازها , ودقتها في التعبير , واللطافه والتي سيتم استعراضها في
9/3/7).
ويأتي الحديث الآن عن :
|
يتم متابعة هذه الأجزاء عملياً من واقع النموذج رقم (1) والنموذج
رقم ( )
◘ رقم الرسالة
|
تحمل
كل رسالة رقماً حسب التصنيف التسلسلي المتبع في الإدارة.
|
|||
◘ تاريخ الرسالة
|
يطبع تحت رقم الرسالة بالهجري ويفضل
بالميلادي أيضاً.
|
|||
| ◘ اسم وعنوان الجهة
الراسلة.
|
غالباً ما تكون لكل جهة أبواك رسمية
مطبوع عليها اسم الجهة.
|
|||
◘ الموضوع
|
سطر يحدد موضوع الرسالة، يوضع في
الأعلى قبل بدء الرسالة ويكون في حدود 4 – 8 كلمات.
|
|||
◘ المرفقات
|
تكتب
أسفل التاريخ مباشرة، ويكتب أمامها عدد ونوع المرفقات. وفي حالة عدم وجود مرفقات
مع الرسالة يكتب في هذه الخانة ( بدون ). والمرفقات تسهل تداول الرسالة مع
مرفقاتها سواء عند استلامها أو تسجيلها في الصادر.
|
|||
◘ اسم وعنوان المرسل إليه
|
أي الجهة المرسل إليها الرسالة، واسم الوظيفة.
وتبدأ باللقب الوظيفي ( معالي ) ( سعادة ) (السيد)، ويتم التركيز على الوظيفة،
ولا بأس من كتابة الاسم يسبقه اللقب، وأسفل الاسم اسم الوظيفة( جرت العادة على
عدم كتابة الاسم والأفضل كتابة الاسم. فالمخاطبة التي تتم بصفتيه الرسمية
والشخصية، أكثر وقعاً وتقديراً).
|
|||
◘ تحية الافتتاح
|
تستخدم في المملكة العربية السعودية، عبارة السلام عليكم ورحمة الله
وبركاته، وهي الأفضل، وكثير من المراسلات تستخدم عبارة: بعد التحية والاحترام – وغير ذلك.
|
|||
◘ الرسالة الإلكترونية
|
وهي رسالة يتم تلقيها من خلال البريد
الإلكتروني، تتضمن أعمالاً رسمية أو إخبارية أو معلوماتية خاصة بالعمل.
|
|||
◘ جسم الرسالة
 الفقرة الأولى : الفقرة الثانية : |
وهو
أهم أجزاء الرسالة وينقسم إلى ثلاث فقرات :
مدخل الرسالة :
وفيها يتم الإشارة إلى رقم وتاريخ الرسالة، والتي يتم إعداد الرسالة رداً عليها، أو الإشارة إلى تقرير أو
تحضير الاجتماع .... الخ. أما إذا كانت
الرسالة ليست رداً على خطابات سابقة أو قرارات أو محاضر سابقة، فإن الرسالة تبدأ
عادة بتحديد الغرض أو المبرر لإعداد
الرسالة .
المتن الرئيسي للرسالة :
وتتضمن ترتيباً للأفكار والمعلومات، وعرضاً منطقياً لها.
|
الفقرة الثالثة :
◘ التحية الختامية للرسالة
◘ التوقيــع
◘ الرموز وصور الرسالة
|
خاتمة
الرسالة :
وهي أيضاً على درجة من الأهمية، يتم فيها نقل ما يأمله الكاتب من الرسالة
من اتخاذ الإجراء المناسب أو المحدد ( نأمل – نرجو -
نوصي – نقترح – نتطلع ...، ).
وهي
عبارة تختلف الإدارات على صيغتها، حيث جرت العادة في المراسلات الحكومية على استخدام عبارات ( تقبلوا سعادتكم تحياتنا
)، ( مع أطيب التحيات).
ويكون أسفل الرسالة على الجهة اليسرى ، ويتكون من وظيفة الموقع، ورسم التوقيع، واسم
الموقع.
يضع
الناسخ رمزاً يستدل منه عند قراءة الخطاب على معرفة اسم الناسخ، ويتم تأشير محرر الرسالة
أسفل الخطاب على الركن الأيمن ( التركين ) لإعطاء الدلالة للمسؤول الأعلى أنها
روجعت، بالإضافة إلى أنها تستخدم أحياناً لإعفاء المسؤول من تحمل المسؤولية. أما صور الرسالة،
حيث يتم إبلاغ مضمون الرسالة إلى جهات أو وزارات أخرى بخلاف الجهة المرسل إليها اصل الرسالة . وتكتب صورة
مع التحية إلى ............... .
(
يتم أعطاء تطبيقات وتمارين مختلفة لترسيخ طريقة إعداد الرسائل ).
|
الموضوع : ............................................
معالي
الأستاذ الدكتور / أسامة بن صادق طيب سلمه الله
مدير جامعة الملك عبد العزيز
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته ..
ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
.
ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
.
وتقبلوا معاليكم تحياتي
مدير مركز البحوث و
التنمية
د. عبد الله معتاد
صالح الخالدي
الرموز
توزيع الصور
الشروط الشكلية للمراسلات
ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
أهم الشروط الشكلية للمراسلات تتركز في:
§
ورق
الكتابة.
§
الهوامش.
§
المسافات
§
الفقرات.
§
مظروف
الرسالة.
|
1/1 لون الورق : اختيار ورق الكتابة من لون فاتح، ويعتبر اللون
الأبيض هو الملائم، وتستخدم مكاتب الإدارات العليا، ألواناً كالأصفر الفاتح، والأخضر
الفاتح وغير ذلك. كما أن النظام الخاص
يستخدم أوراقاً جذابة وصقيلة.
1/2 نوع
الورق :
اختيار ورق الكتابة يمثل أهمية كبيرة، نظراً لما يتبعها من حفظ وسهولة
للتداول، وبقاءها في حالة جيدة فترات طويلة. فنوعية الورق لا تكون سميكة لكي لا
تتضخم ويتسع حجم حفظ الملفات، كما لا يحبذ أن يكون الورق خفيفاً، فيسهل تمزقه بعد
سنوات من بقائه في الحفظ. وتعتبر جودة الورق. عنوان للجهة التي تستخدمه في
مراسلاتها الخارجية. وتستخدم الجهات الإدارية العليا، وكبار المسؤولين، نماذج ذات
جودة عالية في مراسلاتها الرسمية.1/3 مقاس الورق : هناك مواصفات ومقاييس لورق الكتابة تستخدمها
المنظمات الحكومية والشركات الكبرى. والمقاييس الرسمية للأوراق الحكومية في
المملكة هي كالتالي :
□□ الرسائل الخارجية ( 21 سم × 29.7 سم ).
ويرمز له بالرمز أ 4 ، A4
□□ المذكرة الداخليـة ( 17.6 سم × 25 سم ) ب 4.
( 14.8 سم × 21
سم ) أ 5
□□ الإحالات
( 10.5 سم × 14.8 سم ) أ 6
( ويعرض المدرب، الأشكال المختلفة
للأوراق الرسمية، وألوانها وتكلفتها ).
2 الهــوامش :
هي
المساحات المتروكة على حافة الورقة من الجهة اليمنى والجهة اليسرى ومن أعلى الورقة
وأسفلها، وهناك مقاييس يعرفها النساخ، ويتفاوت استخداماتها للمسافات تبعاً
لرغباتهم في إظهار جاذبية الورقة وإعداد الرسالة، وكذلك مراعاةً لنمط ملفات الحفظ،
والتخريم, والتدبيس، وأفضل الهوامش على الورقة تكون حسب التالي :
o
هامش أيمن 3سم – 4سم لإتاحة الفرصة لتخريج الورقة
o
هامش أيسر 2 سم
o
هامش علوي 3.5سم – 5 سم
o هامش سفلي 3 سم
3 المسافات :
توزيع
المسافات بين السطور يأخذ شكلاً نمطياً موحداً، ليعطي الورقة مظهراً جذاباً. ويتم
التعرف من خلاله على الفقرات بمجرد النظر. فلا تتداخل السطور مما يعطي للورقة
شكلاً غير منسق.
ويفضل أن يكون
المسافة بين السطر والسطر 1 سم
تقريباً، والمسافة بين فقرة وفقرة أخرى ( 2سم تقريباً ).
4 الفقرات :
كل رسالة تحمل موضوعاً واحداً،
ولكنها تتكون من مجموعة من الأفكار، تأتي متواترة ومرتبة. وكل فكرة تكتب في فقرة
واحدة. وتبدأ بسطر جديد، يبعد قليلاً إلى الداخل عن مستوى بدء الكتابة في الفقرات.
5 مظـروف الرسالة :
توضع الرسالة في مظروف يتناسب
مع حجم المعاملة، وأهميتها. فالرسائل المهمة، حتى لو كانت ورقة واحدة، توضع في ظرف
A4 دون
أن تثنى كما أن العنوان يفضل أن يطبع كاملاً على المظروف.
لتحميل الملف اضغط هنا
إعداد وكتابة الرسائل والتقارير
