مدخلات النظام
المحاسبي:
تنشأ
البيانات المحاسبية نتيجة للعمليات المحاسبية التي تتم خارج أو داخل الوحدة
الإقتصادية، وتعرف العملية المحاسبية بأنها حدث اقتصادي يمكن قياسه كمياً ويؤثر
على أصول وخصوم الوحدة المعينة ويظهر في حساباتها وقوائمها المالية، ويوجد نوعان
من العمليات المحاسبية: (العمليات الخارجية) والتي تنشأ من عملية التبادل بين
الوحدة الإقتصادية وبين الأطراف الخارجية المتعاملين معها (مثل المدينون،
الدائنون، المستثمرون، الجهات الحكومية والرسمية ... الخ) و(العمليات الداخلية)
والتي تنشأ من العمليات بين الأقسام الداخلية في الوحدة الإقتصادية، ولذلك يمكن
تمييز المدخلات الأساسية لنظام المعلومات المحاسبي بحسب تكرارها ومصادرها إلى
أربعة مصادر من خارج وداخل الوحدة الإقتصادية وهي:
1- البيانات التي تتجمع بصورة روتينية
من العمليات
الخارجية اليومية العادية مع الأفراد والهيئات والوحدات الأخرى خارج الوحدة
الإقتصادية وهي غالباً ما تتعلق بعمليات البيع والشراء والمدفوعات والمتحصلات
النقدية وما إلى ذلك.
2- البيانات الخاصة التي تتجمع بصورة غير روتينية من
مصادر خارجية مثل الهيئات التجارية والجهات الرسمية والحكومية
مثل تعليمات جديدة لمصلحة الضرائب،تغيرات في الأسعار،مؤشرات الصناعة وما إلى ذلك.
3- البيانات العادية التي تتجمع بصورة روتينية من
العمليات داخل الوحدة الإقتصادية نتيجة للمعاملات بين الأقسام الداخلية ومراكز
المسئولية بعضها البعض مثل بيانات التكاليف الصناعية في المراحل الإنتاجية
المختلفة، حركة الوارد والمنصرف من المخزون، الأجور والمرتبات وما إلى ذلك.
4- البيانات الخاصة التي تتجمع بصورة غير روتينية من
القرارات الإدارية الداخلية مثل وضع سياسات جديدة أو تغيير المعايير المستخدمة في
الأداء أو الأهداف الجديدة المطلوب تحقيقها وما إلى ذلك.
وغالباً ما تكون بيانات مدخلات النظام
المحاسبي في شكل بيانات مالية أو معبراً عنها في صورة نقدية وخصوصاً لأغراض
الاستخدام الخارجي، كما يمكن أن تكون مدخلات النظام المحاسبي معبراً عنها بوحدات
قياس المدخلات أو المخرجات (قياس كمي: مثلاً وحدات، ساعات، أوزان ... إلخ) وذلك
لأغراض الاستخدام الداخلي وخصوصاً في الشركات الصناعية.
E دور
المستندات الأساسية:
تشكل
الأحداث الاقتصادية المعبر عنها بشكل نقدي المادة الخام التي يعالجها نظام المعلومات
المحاسبي، وتتكون الأحداث الاقتصادية من جراء أحداث وقعت داخل المنشأة نفسها وأخرى
تنشأ من خلال علاقة المنشأة التبادلية مع البيئة المحيطة، ونظام المعلومات
المحاسبية يتناول كمدخلات الأحداث الاقتصادية التي قد تؤدي إلى تغيير في قيم
الأصول أو الخصوم أو حقوق الملكية أو الإيرادات أو المصروفات.
ويتم
توثيق هذه الأحداث من خلال الوثائق والمستندات المعبرة عن الأحداث الاقتصادية وهذه الوثائق والمستندات
هي الأساس في عملية التسجيل المحاسبي وتعتبر أيضاً بمثابة الدليل على حدوث هذه
العمليات الاقتصادية، فتعريف المحاسبة التقليدي ينص على (تسجيل الأحداث من واقع
المستندات المؤيدة لها).
وتتعدد المستندات
والوثائق التي تظهر في المنشأة أثناء ممارستها للفعاليات الاقتصادية، إذ أن معظم
الفعاليات الاقتصادية يتم عكسها من خلال وثائق مكتوبة تمثل الدليل المادي الملموس
على أن الحدث الاقتصادي قد وقع فعلاً، ولذلك تتم عملية أرشفة لهذه المستندات
والوثائق في قسم المحاسبة لكونها تشكل الدليل الموضوعي على صدق وعدالة المعلومات
الواردة في القوائم المالية.
وعادة ما يتم حصر
البيانات المحاسبية من العمليات الخارجية والداخلية، وإدخالها إلى نظام المعلومات
المحاسبي باستخدام وسيلة مدخلات هامة تسمى "المستندات الأساسية Source
Document" مثل أمر الشراء، أمر البيع، محاضر استلام مواد خام أو
منتجات تامة، إذن صرف نقدية، بطاقات الصنف، ... إلخ.
وتلعب هذه
المستندات دوراً حيوياً هاماً في نظام المعلومات المحاسبي سواء كان يدوياً أو قائم
على استخدام الحاسبات الإلكترونية، فبالإضافة إلى كونها الوسيلة الأساسية لحصر
وإدخال البيانات المحاسبية إلى نظام المعلومات، فهي تخدم أيضاً كوسيلة للتأكد من
صحة ودقة وشمول البيانات المتجمعة. ولذلك تعتبر المستندات الأساسية وسيلة فعالة من
وسائل الرقابة الداخلية والضبط التلقائي.
E أهمية
المستندات : وجود المستندات الأساسية
يعني:
a) معرفة تدفق البيانات داخل النظام من حيث مصدر هذه
البيانات والمقر الأخير لها (حفظ في ملف، مدخلات لعملية أخرى، ترسل إلى خارج
النظام)، وبالتالي يمكن استخدامها كمسار للمراجعة.
b) التصريح بالعملية المادية: فمثلاً وجود أمر البيع
يعني التصريح بشحن البضاعة إلى العميل.
c) تشير إلى التدفقات المادية: فمثلاً يشير أمر البيع
إلى حركة البضاعة من المخازن إلى منطقة الشحن.
d) تعكس المحاسبة عن حدث تم: فعند إنتهاء أمر البيع
والتصديق عليه يعني أنه تمت الموافقة على منح الائتمان للعميل.
e) تخدم كوسيلة ترحيل: فمثلاً يتم ترحيل بيانات
فاتورة البيع إلى كل من أستاذ المخازن وأستاذ العملاء.
f) تخدم كمرجع: فمثلاً يتم الاحتفاظ بصور أوامر البيع
في ملف أوامر البيع الجارية لمعرفة المرحلة التي وصل إليها أمر البيع المعين، كما
يتم الاحتفاظ بصورة من أمر البيع أيضاً في ملف العملاء كسجل للمبيعات.
g) تستخدم كمدخلات لمستندات أخرى: فمثلاً تستخدم
بيانات أوامر البيع كمدخلات لإعداد فواتير البيع. وبالتالي يمكن لأكثر من قسم أو
إدارة استخدام نفس البيانات.
E مواصفات
المستند المصمم جيداً:
بطبيعة
الحال لن يمكن للمستندات أن تلعب الدور الهام والحيوي في نظام المعلومات المحاسبي
والمشار إليه في البند السابق إلا إذا توافر في هذه المستندات المواصفات الآتية:
a)
أن يكون مطبوعاً
محدداً فيه اسم الوحدة وعنوانها.
b)
أن يظهر بوضوح
عنوان المستند ووظيفته والقسم المصدر له وتاريخ تحريره.
c)
أن يكون مطبوعاً
على المستندات أرقاماً مسلسلة.
d) أن يكون المستند واضح ومحدد من حيث المحتويات
والتنسيق، وأن يكون بالشكل والحجم المناسبين بحيث يسهل فهمه وقراءته.
e)
أن يكون المستند
موثقاً ويظهر عليه بوضوح خانات لتوقيع الأشخاص المسئولين.
f)
أن يكون المستند من
عدة صور يفضل أن تكون مختلفة اللون بحيث يطبع على كل لون الجهة المرسل إليها
المستند.
