الوحدة الرابعة : أعمال البريد
الهدف العام
تهدف هذه الوحدة إلى الإلمام بالجوانب النظرية والعملية الخاصة بموضوع أعمال البريد .
الأهداف التفصيلية
بنهاية هذه الوحدة يتوقع أن يكون لدى المتدرب بإذن الله معرفة ومهارة جيدة في الجوانب التالية :
1- مفهوم البريد، وأهميته وفتانه
2- كيفية عمل البريد الإلكتروني والتعامل معه
3- استخدام بعض التجهيزات البريدية
4- القواعد الواجب مراعاتها في تنظيم أعمال البريد
5- إجراءات البريد الوارد والصادر
6- بعض النماذج المستخدمة في أعمال البريد.
الوسائل المساعدة؛
• جهاز حاسب آلي
• جهاز عرض بروجكتور
• نماذج مختلفة من مقاسات أوراق كتابة الرسائل والمذكرات.
• نماذج مختلفة من مخلفات الرسائل .
• نماذج مختلفة من أدوات وتجهيزات وحدة البريد. ( دفاتر وارد وصادر - آلات البريا - أختام بريدية - طوابع ...إلخ).
• المادة العلمية الواردة بهذه الحقيبة.
المهارات المطلوية .
• القادرة على التعامل مع أنواع رسائل البريد المختلفة الواردة والصادرة
• القدرة على التعامل مع برنامج Word
• القدرة على التعامل مع برامج البريد الإلكتروني وبرامج تصفح الإنترنت
الزمن المتوقع لتدريب هذه الوحدة (۸) ساعات.
مفهوم البريد
يعد البريد، أحد وسائل الاتصال الذي تعتمد عليه المنظمات، في إرسال أو استقبال الرسائل المختلفة وينبغي أن يكون السكرتير على علم ودراية ببعض الأمور المتعلقة بالبريد الموجود بمجتمعه ومنها حصوله على دليل البريد الذي تصادره الجهة التي تتولى نشاط البرياء في المجتمع كل فترة سواء كان ذلك مقابل سعر رمزي أو مجانيا ويتضمن ذلك الدليل معلومات عن الأنظمة والتعليمات الصادرة من الجهة المنظمة لأنشطة البريد.
أهمية أعمال البريد
تعتبر حركة المراسلات بين المنظمة من ناحية والمنظمات الأخرى أو جمهور المتعاملين معها من ناحية أخرى وكذلك حركة المراسلات بين الإدارات المختلفة في المنظمة العمود الفقري لأنشطة الاتصالات الإدارية ومن الأهمية بمكان أن تعني الإدارة بتخطيط وتنظيم ورقابة أعمال البريد، لما لها من أثر فعال على كفاءة وتحقيق الأهداف التنظيمية وترجع هذه الأهمية إلى الاعتبارات التالية:
1- أن قسم البريد، أو وحدة البريد تمثل نقطة الاتصال الهامة التي تربط بين المنظمة والمنظمات الأخرى وجمهور المتعاملين معها، فهي بذلك تساهم في تحسين العلاقات الطيبة مع المجتمع
3- أن أعمال البريد الجيادة تعمل على مساندة أنشطة المنظمة الأخرى نظرا لاعتمادها على عملية المراسلات البريا۔ية
۲- أن الأعمال البريدية تمثل الوسيلة الأساسية لبعض المنظمات التي تعتمد في ممارسة نشاطها على المراسلات البريدية مثل الجامعات والمعاها.
فنات البريد المحلي
أ- برید الدرجة الأولى : وسمي بهذا الاسم نظرا لسرعة تناقله فالرسالة فيه عادة ما يكون وزنها في حدود ۲۹۰ جراما فأقل، ومتوسط عرضها في حدود 4۸۱ بوصة، متوسط طولها حدود ۸۱۲۵ بوصة، وارتفاعها 007 بوصة، وعلى هذا النوع من البريد يمكن إرسال كافة الرسائل الملتزمة بالمواصفات السابقة سواء كانت تلك الرسائل مواد مكتوبة أو شبكات مصرفية أو كشوفات أو تقارير مالية.. إلخ
